Flussdiagramm

Zum ersten Mal wurde die Flussdiagramm-Methode („flow process chart“) von Frank Gilberth (1868 - 1924), einem Vertreter des Scientific Managements im Jahre 1921 in den USA vorgestellt. Die Methode fand schnell Eingang in die Ingenieurwissenschaft zur Darstellung und Analyse von Arbeitsabläufen.
Heute werden Flussdiagramme zur Analyse, Dokumentation und Design in einer Vielzahl von Anwendungen eingesetzt, insbesondere für die Programmierung von Software.[^(Organisationslehre Abgerufen am 08.05.2012 auf:http://www.ibim.de/pl+orga/3-3.htm) ^]

Das Flussdiagramm, auch Flow Chart genannt, stellt bildhaft die Schritte eines Prozesses oder eines Ablaufes dar. Der Schwerpunkt liegt auf den beteiligten Rollen und den Organisationseinheiten. Es dient der Gewinnung eines detaillierten Verständnisses, wie ein Prozess tatsächlich arbeitet, d.h. in welcher Weise die unterschiedlichen Schritte in einem Prozess miteinander in Beziehung stehen. Auf Basis der Flussdiagramme kann so ein organisationsweites Verständnis über Verlauf und Beteiligte an einem Prozess gewonnen werden. Ursachen für Probleme in Prozessen können somit aufgedeckt und Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. Tätigkeiten, Entscheidungen, Eingaben und Ergebnisse werden unter Einbeziehung der Mitarbeiter, die an einem Prozess beteiligt sind identifiziert und können als Flussdiagramm dargestellt werden.
Auf Basis eines erstellten Flussdiagramms werden Ursachen und Probleme bzw. Verbesserungs-/ Rationalisierungsmöglichkeiten aufgedeckt. Das Flussdiagramm wird entsprechend umgestaltet und bildet somit eine Beschreibung des zukünftigen, verbesserten Prozesses.
Das Flussdiagramm bedient sich verschiedener Symbole, die nach DIN 66001 (DIN 1993) genormt sind und aufgrund ihrer hohen Bekanntheit eine breite Einsatzmöglichkeit, auch bei allgemeinen Prozessen finden.[^ Vgl.: Becker T., Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren. Springer 2005 S.100; Brüggemann H., Grundlagen Qualitätsmanagement. Wolfenbüttel: Springer Vieweg 2012 S.19; Susanne Koch Einführung in das Management von Geschäftsprozessen: Six Sigma, Kaizen und TQM, Springer Berlin Heidelberg, 2011 S. ^]

Symbole

Das Flussdiagramm kennt folgende Symbole:

  • Das Rechteck zur Beschreibung von Aktivitäten
  • Den gerichteten Pfeil für die Abbildung von Informations- oder Materialflüssen
  • Die Raute zur Dokumentation von Entscheidungssituationen mit mehreren mögliche Ausgängen, die einzeln beschrieben werden
  • Abgerundete Rechtecke für Schnittstellen zur Außenwelt, wie Prozessanfang oder Prozessende
  • Kreise für die Darstellung von Start und Ende einer Verweisstelle[^Vgl.: Becker T., Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Springer 2005 S.100 ^]

Abb.1: Symbole[^ Becker T., Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Springer 2005 S.101^]

Obwohl die Verweisdarstellung mit Kreisen als Möglichkeit zur einfacheren Dokumentation sehr hilfreich ist, erschwert sie die Übersicht. In Datenflussdiagrammen werden zahlreiche andere Symbole verwendet, z. B. Dokumente, Schnittstellen und Datenbanken, die sehr viel seltener auch in Prozessdarstellungen genutzt werden können.[^Vgl.: Becker T., Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Springer 2005 S.100 ^]

Vorgehensweise

Um einen Prozess im Flussdiagramm darzustellen gilt es ihn vorerst zu lokalisieren und zu benennen. Handelt es sich um einen großen Prozess, der viele Bereiche beinhaltet, wird dieser in logische Teilprozesse zerlegt. Ein Teilprozess ist meist ein Prozess, der ein bestimmtes Zwischenergebnis erzeugt. Werden Teilprozesse zu groß, kann es sinnvoll sein diese wieder in Teilprozesse aufzuteilen. Für das Flussdiagramm werden nun die Symbole beginnend mit einem Startsymbol der Reihe nach untereinander gezeichnet und bezeichnet. Die Prozesse werden in Ihrer logischen und zeitlichen Reihenfolge dargestellt. Üblich ist die Darstellung des Flussdiagramms im Hochformat. Jeder Prozess beginnt mit einem Rechteck und dem Prozessnamen in Objekt-Verb-Form. Die Verarbeitungssymbole (Rechteck, Raute, Start- und Endsymbole) werden mit gerichteten Pfeilen verbunden. Pfeile verbinden innerhalb des Flussdiagramms alle miteinander in Verbindung stehenden Symbole. Sollen Entscheidungen getroffen werden, bedient man sich der Raute und stellt in einer Verzweigung Handlungsoptionen dar.[^Vgl.: Becker T., Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Springer 2005 S.103 ^]


Abb.2: Beispiel [^Vgl.: Becker T., Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Springer 2005 S.102 ^]

Regeln zur Verwendung

Weiterentwicklung

Die Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK)

Eine Weiterentwicklung und Systematisierung der Flussdiagramm-Darstellung ist die Prozessabbildung nach der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK), die vor einigen Jahren am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität des Saarlandes in Zusammenarbeit mit der SAP AG entwickelt wurde. Es dient zur Modellierung interorganisationaler Prozesse. Im Grunde handelt es sich um einen erweiterte Modelldarstellung, indem innerhalb des Prozesses nach Bedingungen und Regeln entschieden wird, wozu in der EPK Verknüpfungsoperatoren („und“, „oder“, „exklusivoder“) verwendet werden. Im EPK-Modell gibt es neben diesen Operatoren zusätzlich Ereignisse und Funktionen.[^Vgl.: Zell Helmut, Die Grundlagen der Organisation. Lernen und Lehren, Norderstedt 2011 ^]

Bewertung

Flussdiagramme sind ein einfaches Hilfsmittel zur Prozessbeschreibung, lassen sich rasch aufbauen und ändern und werden wegen ihrer Darstellung schnell verstanden. Sollen jedoch komplexere Prozesse abgebildet werden, kann es zu unübersichtlichen Darstellungen kommen.

Vorteile

  • Gut geeignet für die Darstellung einfacher Prozesse mit geringem Umfang und nur einem oder zwei Prozessbeteiligten.
  • Idealer Einsatz bei eindimensionalen Prozessen. Hier ist ein fehlerfreies Beschreiben und Darstellen des Prozesses gewährleistet ohne Unklarheiten einzuflechten.
  • Bestens geeignet bei der Optimierung von Informationsverarbeitungen und der Betrachtung von Teilprozessschritten.

Nachteile

  • Bei großen Prozessen und Abfragen sowie Sonderfällen wird die Darstellung schnell unübersichtlich.
  • Sprungstellen verkomplizieren die Abbildung und bringen Unklarheiten in der Darstellung.
  • Eine Parallelisierung von Prozessen ist mit der Darstellungsweise des Flussdiagramms nicht gut möglich. Durch den linearen Aufbau ergeben sich nacheinander geschaltete Prozesse.
  • Es kann dazu kommen, dass sich ein Team auf Nebenschauplätzen, beispielweise Sonderfällen konzentriert, da die Hauptprozesse nicht besonders herausgestellt werden.
  • Die Weiterentwicklung und Verbesserung des Flussdiagramms lässt die Programmbausteine immer länger wachsen und immer verschlungener werden. Dies erschwert die Wartung und Weiterentwicklung erheblich.
  • Materialflüsse und Produktionsschritte sind, aufgrund ihrer Komplexität, nicht einfach abzubilden.[^Vgl.: Becker T., Prozesse in Produktion und Supply Chain optimieren, Springer 2005 S.103 ^]