5-W-Methode

Die Methode der 5W im englischen Sprache 5 Why Method, oder des fünffachen Warum kommt aus dem japanischen Qualität- Produktionsmanagement. Fokussiert auf den (möglichen) Wirkungen von (möglichen) Ursachen, erlaubt die Methode durch das fünfmalige Fragen, warum ein diskreter Zustand oder ein Problem eingetreten ist, Ebene für Ebene die wahre Ursache herauszufiltern. [1] 
Das Ziel dabei ist die eindeutige Analyse von Fehler- bzw. Problem-Ursachen und die Entwicklung von proaktiven und zielsicheren Lösungsstrategien. Anders gesagt Beschäftigt sich die 5-W-Methode mit der Feststellung der Ursache-Wirkungs-Ketten des Problems für einer nachhaltigen Lösung. [2] 

Vorgehensweise

Die Anwendung dieser Methode ist einfach und gleichzeitig sehr wirkungsvoll, um den Ursachen von Problemen auf den Grund zu gehen. Es erfolgt in vier Schritten: [3] 

  • Problembeschreibung: Erstens soll eine kurze Beschreibung des Problems gemacht werden:

Was ist genau passiert?
Wo ist das Problem aufgetreten?
Wann ereignete sich der Vorfall?
Wer war daran beteiligt? Wer hat das Problem entdeckt?
Welche Auswirkungen sind durch das Problem entstanden?
Zur Verdeutlichung des Problems,wird eine Skizze oder ein Photo angefertigt.

  • Ursachenanalyse

Danach wird die Ursachenanalyse durchgeführt. Dabei fragt man solange warum, bis die eigentliche Ursache des Problems gefunden wird. Jedesmal wenn auf die Warum-Frage eine Antwort erfolgt, wird diese mit einer erneuten Warum-Formulierung hinterfragt. Auf diese Weise dringt man immer tiefer bis zur eigentliche Ursache des Problems vor.

  • Abstellmaßnahmen

Nachdem man die Ursache gefunden hat, sollen geeignete Maßnahme daraus folgen und umgesetzt werden. Die Umsetzung wird durch ein entsprechender Maßnahmenplan mit Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben unterstützt.

  • Überprüfung der Wirksamkeit

Hier wird das Ergebnis der eingesetzten Maßnahme kontrolliert. Wenn das Problem noch nicht total gelöst oder wieder existiert, sollen sich die fragen stellen: Waren die Maßnahmen wirksam? Warum waren die Maßnahmen nur für eine Kurze Zeit wirksam? Wenn es sich um eine wiederkehrende Maßnahme handelt wie zum Beispiel die Durchführung regelmäßiger Wartungsarbeiten, dann ist auch eine regelmäßig sich wiederholende Kontrolle sinnvoll.

Anwendungsbereich und Beispiel

Diese Problemlösungs-Methode ist äusserst einfach anzuwenden, und kann in alle Bereich des Unternehmens und außerhalb des Unternehmen angewendet werden.

[4] 

Ein reales Beispiel aus einem Unternehmen: dabei ging es darum zu klären, wieso Liefertermine nicht eingehalten werden: [5] 

Warum (1. Warum) werden die Liefertermine nicht eingehalten?
„Weil die Verkäufer nicht einhaltbare Zusagen machen und sich nicht mit der Produktion abstimmen.“
Warum (2. Warum) stimmen sich die Verkäufer nicht mit der Produktion ab?
„Weil sie die Terminzusage als Verkaufsargument nutzen und sich darauf verlassen, dass die in der Produktion die termingerechte Lieferung schon irgendwie hinbiegen.“
Warum (3. Warum) verlassen sich die Verkäufer darauf?
„Weil die Verkäufer keinen Zugriff auf die Terminplanung der Produktion haben und die Produktionszeit nur ungefähr abschätzen können.“
Warum (4. Warum) haben die Verkäufer keinen Zugriff auf die Terminplanung?
„Weil die Anbindung der Verkäufer an das Intranet noch nicht funktioniert.“
Warum (5. Warum) funktioniert die Anbindung nicht?
„Weil die Verkäufer noch nicht auf dieses Programm geschult sind“.
Und das war dann auch die Lösung des Problems. Dann wurde ein Maßnahmenplan für die Schulung der Verkäufer erstellt.

Ein weiteres Beispiel wäre die 5-W-Analyse in Rahmen des Problemlöseprozesses. Das Problem besteht darin, dass die Mitarbeiter über das neue eMail-System frustriert sind und beschweren sich. [6] 

Warum? Die Mitarbeiter verstehen die Funktionen des Systems und ihre Anwendung nicht.
Warum? Die Mitarbeiter haben keine adäquate Schulung und kein verwendbares Nutzerhandbuch erhalten. Außerdem wurden sie nicht gefragt, welche Funktionen das neue eMail-System bieten sollte.
Warum? Die Planung des IT-Managers war schlecht. Er hatte es versäumt, die Mitarbeiter nach ihrem Bedarf an eMail-Funktionen zu fragen, und er hatte keine Einführungsschulung vorgesehen. Außerdem hatte er versäumt, die Mitarbeiter über verschiedene Kommunikationskanäle zu informieren und hatte das Nutzerhandbuch nicht gemeinsam mit den Mitarbeitern (Pilotgruppe) auf seine Tauglichkeit geprüft.
Warum? Der IT-Manager erhielt durch seinen Vorgesetzten weder Führung noch Unterstützung und auch keine Schulung zum Thema Projektplanung.
Warum? Das Unternehmen als Ganzes hat keine effektiven interne Prozesse und verfügtauch nicht über eine Disziplin in der Verwendung bewährter Prozesse.
Warum? Das Top-Management hat es versäumt, eine Kultur zu schaffen, die effektiveinterne Prozesse fördert und stärkt.

Vor - und Nachteile der 5 W-Methode

Vorteile

Die Verhinderung dass man sich zu schnell mit einer gefundenen Lösung begnügt anstatt in die Tiefe des Problems zu gehen. [7] 

Nachteile

Die 5W-Methode gibt oft nicht nur eine Ursache für ein auftretendes Problem, sondern mehrere Ursachen. In solchen Fällen, muss man sich entscheiden, welchen Pfad man verfolgen will, da die 5-Why-Methode immer nur auf eine Ursache abzielt.[8] 

 

Quellennachweise

1.  http://www.lean-production-systems.de/de/6c9ad2be58d5d5acc12573940034de85.html [↑]

2.  Eva,Leischner: Das Toyota-Produktionssystem Grin Verlag Vieweg wiesbaden, S.21 [↑]

3.  http://www.lean-production-expert.de/lean-production/5-why.html [↑]

4.  http://www.wzl.rwth-aachen.de/de/ebecb2e7d199a686c125736f00454c10/01_ueb_deu.pdf [↑]

5.  http://www.zeitblueten.com/news/2008/warum-fragen/ [↑]

6.  http://www.awf.de/download/BestOffice-Charts-awf.pdf [↑]

7.  http://nibis.ni.schule.de/~bfseta/e-learning/kreative_u-methoden/fishbone/fishbone-problemloesung-rev1.pdf [↑]

8.  http://www.lean-production-expert.de/lean-production/5-why.html [↑]