Die Projekt- und Teambeschreibung dient dazu, freigegebene Projekte zu präzisieren und das dazu bestimmte Projektteam festzuhalten.
Erläuterung
Bei der Erstellung der Projekt- und Teambeschreibung ist es vor allem wichtig, die wesentlichen Ziele und Vorgehensweisen präzise und umfassend darzustellen, damit diese den Projektbeteiligten klar und verständlich verdeutlicht werden.[^ Koch, Susanne: Einführung in das Management von Geschäftsprozessen: Six Sigma, Kaizen und TQM. Heidelberg 2011, S. 231 ^]
Auch wenn dies sehr einfach klingt und simpel wirkt, zeigt die Erfahrung, dass eine solche Projekt- und Teambeschreibung eine sehr praktische Methode ist., wenn sie konsequent angewendet wird.
Ist die Beschreibung eines Projektes präzise formuliert und ebenso gut durchdacht, kann hierbei insbesondere in den späten Phasen eines Verbesserungsprojektes eine Menge an Ressourcen eingespart werden. Ebenso wird eine rationale und zielgerichtete Durchführung eines Projektes durch die Formulierung der erwarteteten Ergebnisse innerhalb eines Projekts gefördert.[^ Magnusson, Kjell / Kroslid, Dag / Bergman, Bo: Six Sigma umsetzen: Die neue Qualitätsstrategie für Unternehmen. München 22004, S. 113-115 ^]
Eine sehr hilfreiches Dokument ist hierbei der Projekt-Steckbrief. Er ist ein multifunktionales Instrument und beinhaltet die wesentlichen Elemente der Projektdokumentation:
- wichtigsten Informationen über den Projekt- oder Arbeitsauftrag: Ausgangslage, Auftrag, Ziele, Gestaltungsbereich, Abgrenzung zu anderen Projekten und Arbeitsaufträgen
- ein Ablaufplan in tabellarischer Form
- eine (vereinfachte) Stakeholder-Analyse
- eine (vereinfachte) Risikoanalyse
- To-Do-Listen/Offene Punkte, Notizen, teaminterne und -externe Regelungen[^ Werren, Fabian / Corbat, Peter: Der Projekt-Steckbrief – den Überblick über kleine Projekte behalten. 2008 ^]
Falls ein Bedarf besteht, kann der Steckbrief sowohl erweitert als auch reduziert werden.
Damit das Projektteam das Ziel klar im Blick behält, ist es für diese sehr hilfreich, dass klar und deutlich spezifiziert wird, welche Ergebnisse zu den jeweiligen Phasen erwartet werden.
Das Projektteam, welches in der Projekt- und Teambeschreibung ebenfalls dargestellt wird, besteht in der Regel aus:
- Projektmanager
- Projektmitglieder
- Projektsponsor
Der Projektsponsor unterstützt das Projektteam und die Projektmitglieder und sollte aus der obersten Führungsebene eines Unternehmens stammen. Dieser ist auch für die formelle Genehmeigung des Projektes vor Projektbeginn verantwortlich. Während des Projektverlaufs ist der Projektsponsor dafür zuständig, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen und, dass das Projekt einen zufriedenstellenden Fortschritt aufzeigt. Der Projektmanager ist meist ein Black Belt oder Green Belt. Die Teammitglieder können Mitarbeiter sein, die entweder von dem Verbesserungsprojekt betroffen sind und/oder über das persönliche Know-How verfügen, die für das Projekt notwendig ist. [^ Magnusson, Kjell / Kroslid, Dag / Bergman, Bo: Six Sigma umsetzen: Die neue Qualitätsstrategie für Unternehmen. München 22004, S. 113-115 ^]
Beispiel
Nachfolgend sehen Sie eine beispielhafte Darstellung einer Projekt- und Teambeschreibung, insbesondere welche Fragen hierbei beantwortet werden müssen:
Abb. 1: Projekt- und Teambeschreibung[^ Koch, Susanne: Einführung in das Management von Geschäftsprozessen: Six Sigma, Kaizen und TQM. Heidelberg 2011, S. 231 ^]
Ebenfalls sehen Sie hier zur Verdeutlichung den Aufbau eines Projekt-Steckbriefes:
